Quy trình quản lý cán bộ, giáo viên nước ngoài đến trường làm việc

7/29/2020 5:56:08 AM
- Hướng dẫn, phân định trách nhiệm và trình tự thực hiện việc lập kế hoạch, tiếp nhận và quản lý người nước ngoài đến công tác và học tập tại trường

QUY TRÌNH QUẢN LÝ

NGƯỜI NƯỚC NGOÀI ĐẾN HỌC TẬP VÀ LÀM VIỆC TẠI TRƯỜNG

 

1. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:

- Hướng dẫn, phân định trách nhiệm và trình tự thực hiện việc lập kế hoạch, tiếp nhận và quản lý người nước ngoài đến công tác và học tập tại trường

- Quy trình này được áp dụng cho việc đón tiếp và quản lý các đoàn khách quốc tế (cán bộ, GV và SV) tới làm việc và công tác với nhà trường do phòng Hợp tác quốc tế thực hiện.

2. DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU:

- Ban giám hiệu.

- Các đơn vị.

3.  ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT:

1.      Định nghĩa: (không có)

2.      Từ viết tắt:

-           ĐHHĐ:                                Đại học Hồng Đức

-           P. HTQT:                           Phòng Hợp tác Quốc tế

-           GVTN:                                 Giáo viên tình nguyện

-           UBND:                                Uỷ Ban nhân dân

-           LHS:                                    Lưu học sinh                          

-           BGH:                                   Ban Giám hiệu

4. TÀI LIỆU LIÊN QUAN (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI):

- Điều khoản 7.5.1 tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

- Quyết định số 68/QĐ-ĐHHĐ ngày 9 tháng 2 năm 2006 của Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức về việc ban hành quy định về Hợp tác quốc tế trong trường Đại học Hồng Đức.

5.NỘI DUNG

TT

Nội dung thực hiện

Người chịu trách nhiệm

Hồ sơ liên quan

1

Chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận khách :

-      P. HTQT là đầu mối tiếp nhận và xử lý yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước về việc tiếp nhận người nước ngoài đến công tác và học tập tại trường ĐHHĐ.

-      Các tổ chức quốc tế có thoả thuận hợp tác với nhà trường có công văn gửi BGH nhà trường thông báo việc cử cán bộ, giáo viên hoặc sinh viên (GVTN hoặc LHS Lào) đến công tác và làm việc tại trường. Cụ thể gồm: Thành phần khách, mục đích, nội dung, thời gian, hộ chiếu, visa (nếu có) sơ yếu lý lịch cá nhân của khách.

-      Văn bản và các hồ sơ có liên quan được chuyển tới P.HTQT làm công văn báo cáo (hoặc xin phép) UBND tỉnh và Công an địa phương cụ thể về kế hoạch tiếp nhận và làm việc với khách quốc tế theo qui định của nhà nước.

Trưởng phòng HTQT

- Cán bộ được phân công

Văn bản đề nghị

 

2

 

 

 

 

Lập kế hoạch:

Sau khi có văn bản đồng ý của cấp cơ thẩm quyền (UBND tỉnh), Phòng HTQT triển khai:

- Trong trường hợp cần thiết, làm thủ tục xin visa cho khách theo quy định.

-      Làm việc với lãnh đạo các đơn vị liên quan thống nhất kế hoạch công tác của khách.

-      Phối hợp với các đơn vị chức năng chuẩn bị đón khách.

-      Làm việc trực tiếp với khách để lập kế hoạch công tác chi tiết của khách từng buổi, ngày, tháng hoặc năm (mục đích, nội dung, địa điểm thực hiện công việc); hướng dẫn các nội quy, quy định của nhà trường, khu ăn ở cho khách biết, thực hiện.

-      Thu thập và tổng hợp các thông tin, nội dung, lập kế hoạch công tác và quản lý tổng thể báo cáo BGH.

-      Đề xuất quà tặng vào cuối đợt công tác tùy theo đối tượng khách và tính chất công việc.

-      Trưởng phòngHTQT

-      Cán bộ được phân công

-      Trưởng các đơn vị/ cá nhân có liên quan

Xin visa và kế hoạch phối hợp công tác

3

 

 

Thực hiện quản lý:

Căn cứ vào kế hoạch được BGH duyệt, P.HTQT tổ chức phối hợp thực hiện kế hoạch và công tác quản lý theo qui định.

-Ban Giám hiệu

-Trưởng phòng HTQT

- Cán bộ được phân công

 

Báo cáo đề xuất/  kết quả và các đề xuất của khách

 

4

 

 

 

Kết thúc, lưu hồ sơ:

Sau khi kết thúc đợt công tác tại trường của khách, tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình đón, tiếp nhận, làm việc và tiễn khách được lưu giữ theo quy định và thủ tục qui trình kiểm soát hồ sơ.

Cán bộ được phân công

Các hồ sơ liên quan

 6.  BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

TT

Tên biểu mẫu

Mã số

Thời gian lưu

Nơi lưu

1

Mẫu đề xuất tiếp nhận.doc

 

 

P. HTQT

2

Mau ke hoach tiep nhan.doc

 

 

P. HTQT

3

Mau Khai bao tam tru cong an phuong.doc

 

 

 

4

Mau xin visa.doc

 

 

P. HTQT

5

Teacher request.doc

 

 

P. HTQT

6

Phieu khai bao tam tru.doc

 

 

 

7

Mau bao cao cua LHS.doc

 

 

P.HTQT

Tin liên quan